Btscom1 COMMUNICATION

La conférence de presse consiste à réunir les journalistes en un lieu et à une heure précise pour les informer et répondre à leur questions. En général, elle porte sur un sujet précis sauf lorsque la personnalité ou l'entité qui s'exprime a prévu d'aborder divers sujets et que sa seule présence suffit à faire venir les journalistes.

Elle peut se faire dans le mouvement de l'actualité ou plus « à froid », mais dans tous les cas de figure elle doit rester plutôt exceptionnelle et répondre à un besoin précis (accélérer la communication, apporter et mettre en valeur une information particulière, faire des révélations, répondre à des questions très diverses etc) 

Une conférence de presse est un outil de communication qui peut se révéler très efficace et qui permet de rencontrer en direct les journalistes avec lesquels on souhaite travailler ;  mais l'outil peut aussi comporter des dangers et de retours de bâton, car la conférence de presse réclame du travail, de la préparation et souvent des frais. On doit donc miser sur un évènement soigneusement organisé, pour lequel chaque détail peut avoir une importance et considérer que l'on peut avoir à répondre à toute question. En effet l'un des buts de la conférence étant de répondre aux journalistes, on ne peut se dispenser du débat possible ou s'exonérer des questions qui semblent plus critiques.

La conférence de presse doit être animée par un nombre limité de personnes : deux, trois, quatre au maximum, sinon on disperse l'énergie et l'information. S'il s'agit d'une conférence liée à un travail d'entreprise, il est évidement souhaitable que le responsable de communication lui ménage la place la plus importante, ou du moins le mette en valeur. Bien évidement les orateurs doivent être présentés.

Par ailleurs, sauf cas particulier, il est bon qu'elle soit centré sur un sujet avec une idée force qui sera soulignée à différentes reprise et rappelée en conclusion. Dans le cas ou le travail de relation presse se fait avec pour une entreprise, veillez à ce que celle-ci soit clairement présentée au départ lorsque les thèmes et le déroulement de la conférence sont annoncés.

N'hésitez pas à vous préparer avant ou à préparer vos intervenants, la conférence peut ne pas être facile (cela dépend bien sûr du sujet et du contexte) et les journalistes n'aiment pas que l'on se dérobe. Ni que l'on montre son désaccord avec telle ou telle question. Tout le monde n'est pas dans la situation d'un sélectionneur de l'équipe de France de rugby qui peut se permettre  de répondre « tu m'emmerde avec ta question », et encore, même dans ce cas de figure très particulier, cela a failli coûter cher à l'auteur de la remarque…

En revanche pendant la conférence tachez de faire en sorte que ce soit les organisateurs/orateurs qui imposent leur rythme et leur règle du jeu question-réponses, en trouvant le bon équilibre entre réponse trop courte qui paraîtrait lacunaire ou insuffisante et réponse trop longue qui diluerait la conférence.   

L'échelle de l'heure est la bonne  (voir plus bas) : trente minutes une heure trente, voire deux heures, tels sont les formats les plus courants. Pour une durée d'une heure vingt minutes de temps de parole, il faudra prévoir environ quarante minutes de questions/réponses.

La date doit être choisie avec soin, afin, d'une part, d'éviter d'entrer en concurrence défavorable avec une autre communication (évènement majeur, conférence politique importance etc) et d'autre part, de trouver l'heure et le jour les plus favorables.

-         Sur ce plan, en général, on déconseille le lundi et le vendredi, jours souvent chargés pour les journalistes en raison du traitement des informations du week-end

-         La fin de matinée (11h/11h30) ou le début d'après midi (14h30) sont considérés comme de bons horaires mais il n'y a pas de règle absolue, les choses peuvent dépendre des journalistes invités (les impératifs horaires des uns et des autres sont différents) et aussi du contenu.

-         La durée doit être comprise entre quarante cinq minutes et une heure trente, questions et entretiens post-conférence inclus, sauf cas particulier. Les journalistes n'aiment pas les conférences qui commencent en retard, cela les oblige à jongler, à quitter la salle avant la fin et/ou à ne pas pouvoir traiter le sujet…

-         Invitez les journalistes personnellement : inviter un média en tant que tel serait impoli, par ailleurs  toute la presse ou tous les journalistes ne sont pas concernés même s'il est possible de convier plusieurs journalistes d'un même médium.

-         Veillez aux nombreux aspects pratiques :

-         parkings, signalétique vestiaire, accueil, pointage, remise du dossier de presse etc : plus l'accueil est bon et le travail facilité plus les journalistes ont de temps pour vous.

-         éclairages, acoustique : particulièrement important pour les TV et radios, qui ont par ailleurs souvent besoin d'une place au centre pour filmer.

-         Ménagez un espace pour les éventuels photographes, remettez de quoi écrire aux journalistes, assurez vous qu'il puissent avoir au moins un petit espace pour prendre des notes.

-         Vérifiez avant les appareils et matériels nécessaires (vidéo projecteur ,micros tribune micro salle etc, noms de participants, positions de chacun, visibilité de la tribune pour la salle etc),

-          Prévoyez des boissons, un buffet etc : les journalistes sont comme tout le monde, sensibles à cet accueil, et cela permet parfois d'échanger avec eux de manière plus personnelle et conviviale. Prévoyez aussi, possible, un espace annexe pour d'éventuelles interviews post-conférence, si possible également liaison internet et fax (quoique cela soit moins important qu'avant avec l'apport de la nouvelle téléphonie)

-         Pensez à bien gérer la conférence jusqu'au départ de tous (les fins de conférences donnent parfois des oportunités), et à faire attention aux confidences et autres propos « off » qui trahissent souvent leur auteurs.

X.Baux.IFC 

 Voir article intéressant sur le site du CNRS :

http://www.cnrs.fr/compratique/telechargement/docsIntercom/confpresse.pdf

ainsi que sur l'évaluation des relations presse:

 http://www.cnrs.fr/compratique/telechargement/docsIntercom/evalpresse.pdf