Btscom1 COMMUNICATION

La rédaction d’un courrier est du domaine de compétence de l’assistant(e) de gestion. Quelques règles sont indispensables :

1. Sur la forme :

- Le courrier doit  respecter la charte graphique de l’entreprise (logo, police, codes couleur etc)

-Il doit être daté et signé.

- le courrier doit indiquer clairement, chaque fois que nécessaire (c'est-à-dire la plupart du temps) l’identité et/ou le statut de l’émetteur, le(s) destinataire(s), l’objet et les éventuelles annexes, éventuellement une référence courrier.

- Si le courrier est externe il doit comporter des  mentions légales.

- Ne pas indiquer le nom après le Monsieur, Madame ou Mademoiselle du départ et avant la signature de l’émetteur.

- Respectez une organisation générale (voir ensuite les modèles) qui rappelle le contexte, le sujet principal, la suite attendue ou la conclusion générale.

-Adaptez votre formule de politesse à la situation (plus ou moins cordiale ou tendue) et au type de courrier (interne, externe). Exemples : Je vous prie de croire à l’expression de ma (haute, réelle) considération (respectueuse, distinguée)/// Nous vous prions d’agréer, Madame, nos salutations distinguées etc…Parfois en interne des formules simplifiées ou plus cordiales peuvent convenir : cordialement// sincèrement//Amicalement//Bien à vous etc

2. A propos des idées.

- La recherche/l’organisation de vos idées dans le courrier passe par un effort de verbalisation personnel (« ce qui ce conçoit bien s’énonce clairement » disaient les classiques, cela reste vrai. Assurez vous donc que le contexte et l’objet de vos courriers soient clairs dans votre esprit avant de rédiger.

- Vous pouvez, afin de ne rien oublier et si le sujet s’y prête utiliser la formule du QQOQCCP (voir  wiki : http://fr.wikipedia.org/wiki/QQOQCCP) ou l’une de ses variantes.

- Vous pouvez aussi vous inspirer des modèles/plan AIDA, ESPRIT, OPERA, CCS

Esprit : Entrée en matière, Situation, Problème, Résolution, Information (=détail des solutions), Terminaison (=conclusion)

Aida : Attention, Incitation, Désir, Action (convient bien pour les documents commerciaux par exemple)

Opera : Observer, Poser le problème, Expérimentons une solution, quel est le Résultat ?, proposons une Action

CCS : Causes, Conséquences, Solutions.

D’autres organisations peuvent bien sûr convenir (par exemple une organisation chronologique qui revient sur le déroulement des faits et envisage des perspectives), une organisation en éventail qui envisage plusieurs angles de vues (pratique, économique, technique, moral etc…)

X.Bx/IFC