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Cycle de la veille.

La veille est un processus  qui doit être méthodique, plus la veille est complexe, plus le temps et/ou le budget qui lui est alloué est important, on doit respecter les procédures. La mise en place de procédures a également un intérêt réel lorsqu’une équipe en remplace une autre, transmettre les procédures et les méthodes permet d’assurer vite et bien la continuité du travail.

1.       Le premier temps du cycle consiste à bien cadrer le champ de la veille, ses limites en fonction de la demande et/ou (selon le degré de responsabilité) des besoins de la structure. C’est d’autant plus important que l’accessibilité d’un grand nombre de sources rend complexe la phase de tri et d’exploitation, il s’agit donc d’une question de méthode qui concerne aussi le gain de temps.  Dans l’idéal –mais il n’est toujours besoin d’être aussi précis si la veille est simple- on formalisera le besoin sous forme de questions auxquelles on se propose de répondre, on hiérarchisera les priorités, on définira le type d’information à trouver et le type de sources recherchées et éventuellement le budget à obtenir.

2.       La collecte d’information vise des sources formelles (des sources écrites journaux, livres, cd, études, plaquettes etc) et des sources informelles (orales réunions, entretiens, contacts divers etc)

3.       Le traitement et l’exploitation des informations est important : il s’agit de déterminer ce qui est utile ou non, ce qui est redondant, ce qui est opérationnellement exploitable ou non en fonction du temps imparti et de l’équipe, le niveau de crédibilité et de validité des sources et des  informations. Cette phase est aussi celle où l’on va exploiter des informations brutes –types chiffres, statistiques etc-  pour les mettre en perspective, les relier entre elles où avec d’autres éléments et les « faire parler ». Il peut être important, par ailleurs, d’avoir une réflexion spécifique sur l’approche et le traitement à donner aux sources informelles.

4.       La diffusion de l’information constitue un problème plus classique de communication, qui nécessite de se poser les questions habituelles : quels sont les destinataires ? Où et comment les touche-t-on le mieux ? Quel est le moyen de diffusion le plus approprié, compte tenu, non seulement de la cible (son besoin, son degré d’implication, son degré de formation), mais aussi de ce  qu’elle doit faire de l’information (en prendre simplement connaissance, la conserver, la rediffuser ce qui peut impliquer des diffusions différentes etc) etc ces questions interfèrent bien sûr avec des questions de confidentialité et de valeur de l’information à diffuser. Sur ce plan, quelle que soit la situation, il y a souvent des raisons de ne pas livrer sans limites le résultat d’un travail qui a mobilisé une équipe, qu’il soit de l’ordre de la veille externe (information extérieures à la structure) ou interne (réunion d’informations présentes dans la structure mais éparses). La question de la confidentialité ou non de la diffusion est donc centrale. Il est également important de se soucier de deux autres aspects : la fréquence nécessaire de la diffusion (une diffusion trop étalée fonctionne mal, les utilisateurs perdant l’habitude de s’y référer ; une diffusion trop fréquente crée un effet de saturation, de redondance et finalement produit souvent les mêmes effets) et le droit d’utilisation des sources et des infos (droit de reproduction, droit d’images, protection de données confidentielles, secret d’instruction, droit d’auteur etc).

Le cycle de la veille est donc : évaluation des besoins/collecte/traitement/diffusion.